Employer Branding beginnt nicht auf der Karriereseite

Vier Termine. Und keine Einladung.

In der dritten Folge von „Abteilung Mensch“ ruft Sam, unser Junior Recruiter, die Kandidatin Josey an. Er will einen Gesprächstermin vereinbaren und ist bester Dinge. Mittwoch, 15 Uhr? Passt ihr. Dann fällt ihm ein: Mittwoch ist der Jour fixe zum Thema Meetingreduktion. Also Donnerstag? Geht auch nicht, da ist Bring-deinen-Hund-mit-Tag, da versteht man sein eigenes Wort nicht. Freitag? Ab eins herrscht geistiges Wochenende.

Am Ende des Telefonats ist Sam begeistert. „Ein Traum von einem Bewerber. Flexibel, geduldig, verlässlich.“ Josey fragt vorsichtig nach, wann das Gespräch denn nun stattfinde. Sam antwortet: „Na, so wie besprochen!“ und legt auf.

Die Szene ist überspitzt. Der Mechanismus dahinter ist es nicht.

Sam hat vier Termine genannt und keinen einzigen vereinbart. Einen Hundetag hat die Firma. Einen Termin für Josey nicht.

Warum dieser Anruf mehr verrät als jede Karriereseite

Bewerber können Unternehmenskultur nicht sehen. Sie können sie nicht auf der Website nachlesen, nicht aus dem Kununu-Schnitt ableiten und schon gar nicht aus den drei Werten im Karrierebereich. Was sie sehen, ist eine einzige Sache: wie ein Unternehmen mit ihnen umgeht, solange es noch nichts von ihnen will.

Die Terminvereinbarung ist dabei der erste ungeschminkte Kontakt. Die Stellenanzeige war redigiert. Die Karriereseite war gestaltet. Der Anruf ist echt.

Und genau deshalb wiegt er schwerer als alles, was davor kam. Meine Erfahrung zeigt: Kandidaten verzeihen ein mittelmäßiges Gehaltsangebot deutlich eher als das Gefühl, in einem Prozess zu stecken, den niemand im Griff hat.

Die Zahlen sprechen eine deutliche Sprache

Das ist keine Haltungsfrage, sondern messbar. Die softgarden-Studie „Digitaler Bewerbungsprozess 2024“ befragte 5.177 Bewerbende nach ihren K.o.-Kriterien im Bewerbungsprozess. Ganz oben stehen nicht Gehalt, Aufgaben oder Standort — sondern Organisationsmängel:

• 77,3 % nennen ausbleibende oder unverständliche Antworten als K.o.-Kriterium
• 66,1 % Intransparenz hinsichtlich des Bewerbungsstatus
• 61,2 % eine sehr langsame Reaktion des Arbeitgebers

Dazu kommt eine Erwartungshaltung, die viele Prozesse strukturell reißen: 75,6 % der Befragten erwarten eine Interview-Einladung innerhalb von zwei Wochen.

Drei der vier meistgenannten Absprunggründe haben also nichts mit dem Angebot zu tun und alles mit dessen Organisation. Wer seine Arbeitgebermarke verbessern will und dafür das Budget in eine neue Karriereseite steckt, investiert an der falschen Stelle.

Ihre Arbeitgebermarke ist nicht, was Sie versprechen. Sondern, wie Sie mit Bewerbern umgehen.

Unwichtig oder überfordert — mehr Optionen hat Josey nicht

Nach einem Telefonat wie dem von Sam bleiben der Kandidatin genau zwei Deutungen. Entweder sie ist dem Unternehmen keine fünf Minuten Vorbereitung wert. Oder das Unternehmen hat es nicht im Griff.

Beides ist eine Aussage über den Arbeitgeber. Und beide Deutungen führen zur selben stillen Frage: Wenn es schon bei der Einladung so läuft — wie sieht es dann erst von innen aus?

Diese Frage stellt niemand laut. Sie führt nicht zu einer Beschwerde, nicht zu einer Rückmeldung, nicht zu einem Gespräch. Sie führt dazu, dass gute Kandidaten einfach weiterziehen. Im System steht dann: kein Interesse. Tatsächlich stand dort: wir waren nicht vorbereitet.

Was fünf Minuten Vorbereitung leisten

Die Lösung ist unspektakulär, und das ist der Punkt. Es braucht kein Tool und kein Projekt, sondern eine Routine vor dem Anruf:

• Kalender vorher öffnen. Zwei bis drei Termine wirklich blocken, nicht nur ins Auge fassen — und sie für die Kandidatin freihalten, bis sie entschieden hat.
• Mindestens 48 Stunden Vorlauf. Wer noch in einem Job steckt, kann morgen früh um halb neun nicht. Nicht, weil er nicht will.
• Eine Randzeit anbieten. Vor acht, nach siebzehn Uhr oder mittags. Eine reicht — sie entscheidet oft darüber, ob Berufstätige überhaupt teilnehmen können.
• Unterlagen daneben legen. Wer im Gespräch nach bereits eingereichten Zeugnissen fragt, sagt damit: Ihre Bewerbung wurde nicht gelesen.
• Einen Rückkanal nennen. Name und Durchwahl in der Einladung, nicht im Impressum. Ohne Ansprechpartner wird aus einer ausgefallenen Bahn ein No-Show.

Fünf Minuten. Das ist kein Zeitmanagement, das ist Wertschätzung, die zufällig fünf Minuten dauert.

Das eigentliche Problem sitzt selten beim Recruiter

Eine Einschränkung, die mir wichtig ist: Sam ist nicht faul und nicht respektlos. Er ist überfordert. Und wenn ein Recruiter zehn Prozesse parallel führt, keine Vertretung hat und zwischen zwei Terminen telefoniert, dann ist ein chaotischer Anruf kein Charakterfehler, sondern ein Symptom.

Meine These: Schlechte Candidate Experience ist fast nie ein Recruiting-Problem. Sie ist ein Führungsproblem, das sich zuerst bei Bewerbern zeigt — weil Bewerber die einzige Gruppe sind, die nicht bleiben muss.

Genau das macht die Candidate Experience zum ehrlichsten Frühwarnsystem, das ein Unternehmen hat. Sie misst nicht, wie gut die Personalabteilung kommuniziert. Sie misst, ob die Organisation funktioniert.

Wer sie ernst nimmt, arbeitet deshalb nicht an Formulierungen, sondern an Kapazitäten, Zuständigkeiten und Vorlaufzeiten. Das ist weniger sichtbar als eine neue Karriereseite. Es wirkt nur ungleich länger.

FAQ

Ab wann beginnt die Candidate Experience?

Die Candidate Experience beginnt beim ersten Kontakt mit dem Unternehmen — also bei der Stellenanzeige und spätestens bei der ersten Rückmeldung auf eine Bewerbung. Die Terminvereinbarung ist einer der ersten ungefilterten Eindrücke, weil sie im Gegensatz zu Anzeige und Karriereseite nicht redigiert ist.

Warum ist die Terminvereinbarung für das Employer Branding relevant?

Weil sie zeigt, wie das Unternehmen tatsächlich arbeitet, statt wie es sich beschreibt. Bewerber schließen von der Organisation des Bewerbungsprozesses auf die Organisation des Arbeitsalltags. Laut der softgarden-Studie „Digitaler Bewerbungsprozess 2024“ sind ausbleibende Antworten (77,3 %), Intransparenz (66,1 %) und langsame Reaktionen (61,2 %) die meistgenannten K.o.-Kriterien im Bewerbungsprozess.

Wie lange darf eine Einladung zum Vorstellungsgespräch auf sich warten lassen?

75,6 % der in der softgarden-Studie 2024 Befragten erwarten eine Einladung innerhalb von zwei Wochen nach Bewerbungseingang. Für die Terminvereinbarung selbst empfehle ich mindestens 48 Stunden Vorlauf und zwei bis drei konkrete Terminvorschläge, darunter eine Randzeit.

Was ist der häufigste Fehler bei der Terminvereinbarung?

Einen einzigen Termin zu nennen. Ein einzelner Termin ist kein Angebot, sondern eine Vorladung — und er filtert genau die Kandidaten heraus, die aktuell noch in einem Arbeitsverhältnis stehen.

Quelle: softgarden, „Digitaler Bewerbungsprozess 2024“, Befragung von 5.177 Bewerbenden.